Buku Induk Kependudukan untuk Coklit Database SIAK

Pada bulan Nopember 2008, saat melakukan perjalanan dinas ke salah satu kabupaten di Provinsi Lampung. Administrator Database menjelaskan, pada tahun 2009 diprogramkan Coklit Database SIAK. Ketika ditanya tahapan pelaksanaan kegiatan, Administrator Database menjelaskan, "Seluruh data keluarga yang ada pada Daftar Cetak Kartu Keluarga dicetak. Hasil cetakan disampaikan kepada keluarga yang bersangkutan melalui Kepala Desa/Lurah".

Lebih rinci Administrator Database menjelaskan tahapan kegiatannya. "Sebelum hasil cetakan diterima oleh penduduk, diadakan pertemuan dengan seluruh Camat dan Kepala Desa/Lurah serta Petugas Lapangan. Pada pertemuan tersebut dijelaskan tentang tujuan, sasaran serta cara Coklit. Untuk selanjutnya diharapkan Kepala Desa/Lurah atau Petugas Lapangan menjelaskan cara Coklit kepada penduduk. Hasil Coklit yang dilakukan oleh penduduk yang didampingin petugas diserahkan kepada Kepala Desa/Lurah. Kemudian Kepala Desa/Lurah menyerahkan seluruh hasil Coklit kepada petugas Kecamatan. Selanjutnya petugas Kecamatan menyerahkan hasil Coklit setiap desa/kelurahan kepada Dinas".

Menyimak rencana/tahapan kerja yang disampaikan oleh Administrator Database terungkap satu "kejanggalan". Bahwa mencetak seluruh KK melalui aplikasi, akan mengubah status cetak KK yang ada pada Daftar Cetak Kartu Keluarga menjadi seluruhnya Ulang. Sementara pencetakan KK melalui pelayanan (menggunakan blangko Kartu Keluarga) belum seluruh keluarga tercetak. Setelah dijelaskan dampak pencetakan seluruh KK melalui aplikasi. Administrator Database bertanyak, "Apakah ada solusi lain ? Kalau bisa solusinya membuat pekerjaan lebih cepat, tepat dan mudah, serta lengkap informasi yang akan disampaikan kepada petugas dan penduduk ?"

Dari hasil diskusi terungkap solusi, yaitu merancang Buku Induk Kependudukan untuk Coklit Database SIAK. Rancangan dimaksud, bahwa kolom-kolom data keluarga dan biodata penduduk (database SIAK) yang dibutuhkan untuk Coklit ditampilkan (query select) melalui TOAD. Rincian script menampilkan kolom-kolom data melalui TOAD, seperti terlihat pada text area di bawah ini.

--SCRIPT BUKU INDUK KEPENDUDUKAN PER DESA/KEL, RT/RW DAN KK ------------------------------------------------------------- select to_char(nik)nik,upper(nama_lgkp)nama, decode (jenis_klmin,1,'L',2,'P')jk,upper(tmpt_lhr)tmpt_lhr,tgl_lhr, decode (gol_drh,1,'A',2,'B',3,'AB',4,'O',5,'A+',6,'A-',7,'B+',8,'B-', 9,'AB+',10,'AB-',11,'O+',12,'O-',13,'-')GDR,decode (AGAMA,'1', 'Islam','2','Kristen','3','Katholik','4','Hindu','5','Budha', '6','Kong Huchu','7','Aliran Ke-percayaan')AGAMA, DECODE (STAT_KWN,1,'Belum Kawin',2,'Kawin',3,'Cerai Hidup', 4,'Cerai Mati')status,decode (stat_hbkel,1,'Kepala Keluarga', 2,'Suami',3,'Istri',4,'Anak',5,'Menantu',6,'Cucu',7,'Orangtua', 8,'Mertua',9,'Famili Lain',10,'Pembantu',11,'Lainnya')Shdk, (Stat_Hbkel)shdrt,decode (pddk_akh,1,'Tidak/Belum Sekolah', 2,'Tidak Tamat SD/Sederajat',3,'Tamat SD/Sederajat', 4,'SLTP/Sederajat',5,'SLTA/Sederajat',6,'Diploma I/II', 7,'Akademi/Diploma III/S. Muda',8,'Diploma IV/Strata I', 9,'Strata II',10,'Strata III')pddk_akhir,DECODE(JENIS_PKRJN, 1,'Belum/Tidak Bekerja',2,'Mengurus Rumah Tangga', 3,'Pelajar/Mahasiswa',4,'Pensiunan',5,'Pegawai Negeri Sipil', 6,'Tentara Nasional Indonesia',7,'Kepolisian RI',8,'Perdagangan', 9,'Petani/Pekebun',10,'Peternak',11,'Nelayan/Perikanan', 12,'Industri',13,'Konstruksi',14,'Transportasi',15,'Karyawan Swasta', 16,'Karyawan BUMN',17,'Karyawan BUMD',18,'Karyawan Honorer', 19,'Buruh Harian Lepas',20,'Buruh Tani/Perkebunan', 21,'Buruh Nelayan/Perikanan',22,'Buruh Peternakan', 23,'Pembantu Rumah Tangga',24,'Tukang Cukur', 25,'Tukang Listrik',26,'Tukang Batu',27,'Tukang Kayu', 28,'Tukang Sol Sepatu',29,'Tukang Las/Pandai Besi', 30,'Tukang Jahit',31,'Tukang Gigi',32,'Penata Rias', 33,'Penata Busana',34,'Penata Rambut',35,'Mekanik',36,'Seniman', 37,'Tabib',38,'Paraji',39,'Perancang Busana',40,'Penterjemah', 41,'Imam Mesjid',42,'Pendeta',43,'Pastor',44,'Wartawan', 45,'Ustadz/Mubaligh',46,'Juru Masak',47,'Promotor Acara', 48,'Anggota DPR-RI',49,'Anggota DPD',50,'Anggota BPK', 51,'Presiden',52,'Wakil Presiden',53,'Anggota Mahkamah Konstitusi', 54,'Anggota Kabinet/Kementerian',55,'Duta Besar',56,'Gubernur', 57,'Wakil Gubernur',58,'Bupati',59,'Wakil Bupati',60,'Walikota', 61,'Wakil Walikota',62,'Anggota DPRD Provinsi', 63,'Anggota DPRD Kabupaten/Kota',64,'Dosen',65,'Guru',66,'Pilot', 67,'Pengacara',68,'Notaris',69,'Arsitek',70,'Akuntan', 71,'Konsultan',72,'Dokter',73,'Bidan',74,'Perawat',75,'Apoteker', 76,'Psikiater/Psikolog',77,'Penyiar Televisi',78,'Penyiar Radio', 79,'Pelaut',80,'Peneliti',81,'Sopir',82,'Pialang',83,'Paranormal', 84,'Pedagang',85,'Perangkat Desa',86,'Kepala Desa', 87,'Biarawati',88,'Wiraswasta',89,'Lainnya')pekerjaan, upper(nama_lgkp_ibu)nama_ibu, upper(nama_lgkp_ayah)nama_ayah,to_char(b.no_kk)no_kk, upper(b.nama_kep)nama_kep_kel,upper(b.alamat)|| ',RT :'||decode(b.no_rt,NULL,'', 0,'','-','',to_char(b.no_rt,'000'))|| ',RW :'||decode(b.no_rw,NULL,'',0,'','-','',to_char(b.no_rw, '000'))|| ',Kodepos :'||(b.kode_pos)||',Telp :'||(b.telp)alamat, getnamaprop(b.no_prop) nama_prop,(b.no_kab)kab_kota, getnamakab(b.no_kab,b.no_prop) nama_kab, getnamakec(b.no_kec,b.no_kab,b.no_prop) nama_kec, b.no_kel,getnamakel(b.no_kel,b.no_kec,b.no_kab,b.no_prop) nama_kel, (trim(decode(b.no_rw,NULL,'',0,'','-','',to_char(b.no_rw,'000'))))rw, (trim(decode(b.no_rt,NULL,'',0,'','-','',to_char(b.no_rt,'000'))))rt FROM Biodata_wni a, Data_Keluarga b WHERE a.No_kk=b.no_kk --sesuaikan kode wilayah yg ingin ditampilkan !!! and b.no_kec=1 and b.no_kel=2001 order by no_rw,no_rt,no_kk,stat_hbkel

Bagi Administrator Database yang ingin mencoba query select di atas, cukup klik button Query BIP dan Ctrl + C untuk copy script. Selanjutnya buka jendela Notepad dan paste (Ctrl + V) serta simpan file-nya. Kemudian buka akses TOAD, pada ruang SQL Editor paste script. Mengingat data yang akan ditampilkan per desa/kelurahan, maka terlebih dahulu kode wilayah kecamatan dan desa/kelurahan disesuaikan baru tekan tombol F9 untuk mengeksekusi script.

Tampilan data setiap desa/kelurahan yang dieksekusi disimpan dengan format Excel, dengan cara klik kanan pada kolom data yang ditampilkan (hasil eksekusi) untuk pilih Save to Excel, serta klik kotak Include column headers? kemudian pada kotak Save to ketik nama file (misalnya) C:\Kec1_2001Mekar.xls

Setiap file excel yang disimpan untuk dilayout sesuai Buku Induk Kependudukan (Daftar keluarga). Selanjutnya, ditambahkan usulan modifikasi. Usulan modifikasi dimaksud, bahwa setiap keluarga ditambahkan 3 (tiga) baris data, dengan asumsi setiap keluarga ada penambahan anggota keluarga yang belum terdaftar. Disamping itu, setiap lembar Daftar Keluarga dibubuhi ruang pengabsahan yang ditandatangani oleh Kepala Desa/Luruh, Petugas Lapangan dan Kepala Keluarga yang bersangkutan. Setelah ruang pengabsahan, diberi keterangan Cara Coklit, untuk memudahkan petugas lapangan serta penduduk pada saat melakukan Coklit terhadap data tercetak.

Rancangan data serta layoutBuku Induk Kependudukan Kabupaten.... (Daftar Keluarga) seperti terlihat pada gambar di bawah ini (klik gambar untuk memperjelas tampilan).


Setelah selesai Buku Induk Kependudukan satu keluarga dilayout secara manual, Administrator Database berkomentar sambil menggeleng-geleng kepala, "Kalau dilakukan secara manual untuk melayout puluhan ribu keluarga, mungkin sebulan atau dua bulan belum tentu selesai, capek dech...."

Mendengar komentar Administrator Database, mengingatkan saya cerita tentang pertama kali melayout file excel Daftar Rumah Tangga (DRT) P4B serta Daftar Penduduk Potensial Pemilih Pilkada (DP4) pada tahun 2005. Saat itu, lebih dari 5 staf diperintahkan untuk melayout satu kabupaten, dan perkiraan sementara untuk melayout satu kabupaten dibutuhkan waktu sekitar tiga minggu. Baru tiga hari pertama mengerjakan layout, beberapa staf saling memberi komentar antara lain: "Kalau diperintahkan melayout seluruh Kabupaten/Kota, bisa-bisa kram jari dan patah pinggang nich.....";

Menyadari cara kerja dan banyaknya file yang akan dilayout, salah satu staf menemui sang guru. Sang guru geleng-geleng kepala dan tersenyum mendengar cerita keluh-kesah melayout daftar file excel. Mengingat sangat terbatasnya waktu dan ratusan kabupaten/kota yang akan dilayout, sang guru meninggalkan ruang kerjanya untuk memecahkan permasalahan yang merisaukan itu. Saat memasuki ruang kerja layout, sang guru menemukan sejumlah staf "kerja kroyokan" dan beradu cepat menyelesaikan beban tugas yang diperintahkan.

Setelah sang guru mempelajari rancangan layout yang diinginkan, terpikir olehnya untuk merancang program Macro Excel menggunakan fasilitas Visual Basic for Application (VBA). Setelah kotak-katik script prosedur kerja melayout daftar, ternyata tidak lebih dari satu hari program yang diinginkan pun selesai.

Saat Running Macro, staf yang berada di ruang kerja layout terkesan "heran" dan "takjub" karena "si excel bekerja sendiri". Kemudian sang guru berkata, "Bagi yang mau menunggu proses, Selamat Menonton. Bagi yang mau mengerjakan pekerjaan lain, Selamat Bekerja". Kemudian sang guru meninggalkan ruang kerja layout, sementara sebagian staf masih menunggu proses karena penasaran. Setelah sekitar 2,5 jam proses layout pada satu kamputer desktop (PC) untuk satu kabupaten, tampil pesan "Layout Daftar Selesai".

Bermodalkan pengkayaan ilmu yang diperoleh dari sang guru, perancangan program Macro Excel sesuai layout yang diinginkan Administrator Database dimulai. Setelah beberapa kali uji Running Macro pada satu file Excel sukses. Tahap berikutnya, merancang prosedur untuk melayout seluruh file excel yang di dalam satu folder. Oleh karena file macro excel karya sang guru masih tersimpan, dengan sedikit modifikasi script, seluruh file excel dalam satu folder sukses terlayout. Dengan kata lain, Administrator Database beserta beberapa staf "Selamat Menonton".

Setelah tampil pesan "Running LayOut BIP, SELESAI !", sang Administrator pun mengusulkan beberapa hal. "Karena penggunaan program Macro Excel masih lama, kalau boleh usul pada tampilan sheet workbook tertulis tentang Pengaturan/cara Running Layout. Kemudian ditambahkannya, kalau bisa dibuatkan sejenis shortcut misalnya dengan klik Icon untuk masukkan path-folder file excel dan OK untuk running proses layout. Setelah administrator menyampaikan usul, salah satu Kepala Bidang juga menyampaikan usul, bahwa selain layout Buku Induk Kependudukan per Keluarga, kalau bisa juga terlayout Buku Induk Kependudukan per RT/RW dan Desa/Kelurahan.

Menyimak usul Administrator Database, tampilan sheet workbook disempurkan dengan menambahkan pengaturan/cara Running Layout. Sementara untuk memenuhi permintaan Kepala Bidang, script prosedur macro excel ditambah dan dimodifikasi. Setelah selesai uji running layout Buku Induk Kependudukan Desa/Kelurahan, RT/RW dan per KK. Kemudian hasil layout per Desa/Kelurahan, RT/RW dan KK dicetak. Selanjutnya Administrator Database menghadap Kepala Bidang untuk mendapat tanggapan. Alhamdullillah diluar dugaan Kepala Bidang setuju, dan sang Administrator pun tersenyum, karena layout BIP untuk Coklit Database SIAK tidak dilakukan secara manual, melainkan dikerjakan sendiri oleh "si Excel".

Lebih jelasnya, tampilan Macro Excel Layout Buku Induk Kependudukan Desa/Kel, RT/RW dan per KK seperti terlihat pada gambar di bawah ini (klik gambar untuk memperjelas tampilan).


Alhamdullillah, berkat HidayahNya salah satu cerita pengalaman lapangan dapat dirampungkan dan ditayangkan pada blog ini, semoga bermanfaat.

Bagi Administrator yang membutuhkan program Macro Excel Layout BIP versi terbaru atau Layout BIP yang dimodifikasi sesuai kebutuhan lokal, dapat mengirimkan surat elektronik (e-mail) kepada Admin SIAK untuk fasilitasi lebih lanjut, dengan alamat salehadmin@gmail.com atau nadimpu@yahoo.com
Informasi tambahan, bahwa Macro Excel Layout BIP yang telah dikembangkan terdiri 3 versi, yaitu 1) BIP Desa/Kelurahan dan per KK, 2) BIP Desa/Kelurahan, RT dan per KK, atau 3) BIP Desa/Kelurahan, RT/RW dan per KK. Oleh karena itu, pada saat kirim email, mohon diimformasikan versi mana yang sesuai kebutuhan lokal, dan untuk pengaturan Macro Excel, mohon juga dijelaskan dari Provinsi dan Kabupaten/Kota.